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Documentation

Chaque module de zaalis expliqué simplement : à quoi il sert, où le trouver et comment l'utiliser. Les chemins indiqués correspondent exactement au menu de gauche de votre espace.

01Tous les plans

L'accueil, votre tableau de bord

La première page affichée après la connexion. Elle résume l'état de votre activité en un coup d'œil.

Où le trouver

Principal › Accueil

Ce que vous y voyez

  1. Les indicateurs clés de votre activité, mis à jour automatiquement.
  2. Les graphiques de répartition de vos colis par statut et leur évolution.
  3. L'activité récente et l'état du système.
  4. Des actions rapides, comme Importer Excel, pour aller droit au but.
Bon à savoir

L'accueil s'affiche immédiatement, puis se met à jour en arrière-plan : pas besoin de recharger la page.

02Tous les plans

Stock & Inventaire

La liste de tous vos produits et colis, avec leur quantité, leur emplacement et leur historique.

Où le trouver

Principal › Stock & Inventaire   Outils › Ajouter un produit

Ajouter un produit à la main

  1. Ouvrez Ajouter un produit.
  2. Renseignez au minimum la référence produit et la description du contenu.
  3. Pour un envoi, complétez le poids, les dimensions, la valeur déclarée, le transporteur et la date d'enlèvement.
  4. Choisissez le statut initial, puis enregistrez : le produit apparaît dans le stock et un dépôt est inscrit sur la chaîne.

Retrouver un produit

Filtrez la liste par statut (Tous les Statuts) ou recherchez une référence. Chaque ligne donne accès à son Historique Blockchain.

Bon à savoir

Pour un envoi hors Union européenne, le code HS, le pays d'origine et l'Incoterm sont demandés par la douane. Voir le glossaire.

03Tous les plans

Scan intelligent

Utilisez la caméra d'un téléphone, d'une tablette ou d'un ordinateur pour lire un code et mettre le stock à jour sans rien saisir.

Où le trouver

Principal › Stock & Inventaire › Scan intelligent

Scanner une réception

  1. Ouvrez Scan intelligent et autorisez l'accès à la caméra.
  2. Choisissez la caméra dans Gestion des Appareils si vous en avez plusieurs.
  3. Attendez le message Scanner prêt, puis présentez le code-barres ou le QR code.
  4. Le Mode Photo permet de capturer une étiquette lorsque le code est abîmé.
Bon à savoir

Un téléphone suffit : pas besoin d'acheter une douchette pour commencer.

04Tous les plans

Les statuts des colis

Chaque colis passe par des étapes. Le statut indique où il en est et chaque changement est enregistré.

Les dix statuts

InitialiséLe colis vient d'être créé.
En préparationIl est en cours d'emballage.
ExpédiéRemis au transporteur.
En transitEn route vers sa destination.
En douaneContrôlé à une frontière.
ArrivéArrivé sur le site de destination.
LivréRemis au destinataire.
En retardLa date prévue est dépassée.
En litigeUn problème est signalé.
BloquéLe colis ne peut pas avancer.
Bon à savoir

Les statuts En retard, En litige et Bloqué sont ceux à surveiller en priorité : avec un plan Pro ou supérieur, consultez les recommandations disponibles et vérifiez les données du dossier.

05Tous les plans

Traçabilité blockchain

Chaque enregistrement (un « dépôt ») est inscrit dans une chaîne de blocs : une fois écrit, il ne peut plus être modifié sans que cela se voie.

Concrètement

  1. Chaque bloc porte une empreinte calculée à partir de son contenu et de l'empreinte du bloc précédent.
  2. Modifier un ancien enregistrement casserait ce chaînage : la falsification est donc détectable.
  3. L'historique de chaque produit est consultable dans Historique Blockchain.
Bon à savoir

Les enregistrements de colis et de produits sur la chaîne sont illimités dans tous les plans, y compris le plan Gratuit. Vos données métiers ne sont jamais publiées : le flux public ne montre que la structure filtrée de la chaîne.

06Plus et plus

Importer un fichier

Vous avez déjà votre stock dans un tableur ? Importez-le en une fois au lieu de tout ressaisir.

Où le trouver

Accueil › Importer Excel

Formats acceptés

Excel (.xlsx, .xls), .csv, Word (.docx) et PDF. Les nombres au format français (« 1 234,50 ») et les fichiers enregistrés depuis Excel sous Windows sont reconnus.

Étapes

  1. Glissez votre fichier dans la zone Glissez vos fichiers ici.
  2. zaalis reconnaît automatiquement les colonnes : nom, référence, EAN, fournisseur, catégorie, unité, prix, TVA, stock, emplacement.
  3. Vérifiez l'Aperçu des produits à importer, puis validez.
Bon à savoir

Pas de fichier prêt ? Téléchargez notre modèle déjà structuré, remplissez-le dans Excel et importez-le.

07Fournisseurs : Plus et plus

Commandes et fournisseurs

Centralisez vos fournisseurs, vos bons de commande et les commandes de vos clients au même endroit.

Où le trouver

Commandes fournisseurs › Fournisseurs   Commandes fournisseurs › Boîte de commandes   Principal › Commandes Clients

Réapprovisionner

  1. Créez la fiche de chaque fournisseur dans le Carnet Fournisseurs.
  2. Passez une commande dans Commandes Fournisseurs et suivez-la dans les dossiers En cours, Brouillons, Envoyées ou Réceptionnées.
  3. À la réception, scannez les articles : le stock est mis à jour.

Suivre vos ventes

Commandes Clients affiche les commandes en cours et l'historique des ventes.

08Plus et plus

Transporteurs

Connectez votre compte transporteur pour suivre vos expéditions directement dans zaalis.

Où le trouver

Commandes fournisseurs › Transporteurs

  1. Récupérez la clé API dans l'espace professionnel de votre transporteur (DHL, FedEx…).
  2. Ajoutez-la dans Clés API Transporteurs.
  3. Choisissez ce transporteur lors de la création d'un colis.
Bon à savoir

Nombre de connexions transporteur : 1 en Plus, 5 en Pro, 15 en Team, 30 en Ultra, illimité en Entreprise.

09Team et plus

Caisses & POS

Reliez votre caisse ou votre boutique en ligne : chaque vente fait baisser le stock automatiquement.

Où le trouver

Principal › Caisses & POS

Solutions prises en charge

Shopify, Square, SumUp, Zettle et Stripe.

  1. Cliquez sur Connecter une caisse et choisissez votre solution.
  2. Donnez un nom à la connexion (par exemple « Boutique rue de la Paix ») et, pour Shopify, le domaine de la boutique.
  3. Terminez : la connexion apparaît dans Mes connexions et les ventes reçues s'affichent au fil de l'eau.
10Prévisions : Pro et plus

Analyses et prévisions

En Gratuit et Plus, Analytics présente vos rapports d’activité. À partir de Pro, une seule section Prévisions & recommandations regroupe ces analyses et les estimations.

Lire une estimation

  1. Stock actuel : la quantité enregistrée.
  2. Conso / jour : la consommation moyenne observée.
  3. Jours avant rupture : une estimation à rapprocher du délai fournisseur.
Des données à vérifier

Les projections dépendent de votre historique. « Données limitées » signale un recul insuffisant ; aucun horizon de 30 ou 90 jours, ni une précision illimitée, n’est garanti par le forfait. L’assistant IA reste distinct ; les événements de sécurité se consultent dans Paramètres.

11Compte principal · Team et plus

Automatisation des achats

Créez une règle simple depuis le dossier Automatisation, sous Réceptionnées dans Commandes fournisseurs.

  1. Choisissez un produit ou un rayon / catégorie, et éventuellement un emplacement de stockage.
  2. Indiquez le seuil, la quantité à recommander et le délai minimum de relance en semaines.
  3. Choisissez Préparer un brouillon ou Me rappeler, puis activez la surveillance si nécessaire.
  4. Consultez l’historique pour connaître le résultat de chaque analyse.
Vous gardez la main

Aucun email fournisseur n’est envoyé automatiquement. Les rappels restent dans l’historique ; les brouillons doivent être vérifiés avant envoi. Le rayon est la catégorie du produit, distincte de son emplacement. Le service serveur vérifie les règles actives et les droits du compte.

12Pro et plus

Comptabilité

Émettez vos factures avec les mentions obligatoires, suivez votre trésorerie et préparez les exports pour votre expert-comptable.

Où le trouver

Finance › Factures & trésorerie   Finance › Comptabilité entreprise

Créer une facture

  1. Cliquez sur Nouvelle facture.
  2. Renseignez votre identité légale (nom et prénom avec la mention EI, ou raison sociale et forme juridique), votre numéro de TVA et vos adresses.
  3. Ajoutez les lignes de facture, les dates d'émission et de prestation, puis enregistrez.
Bon à savoir

N'ajoutez une mention fiscale d'exonération que si elle s'applique à votre situation. La comptabilité entreprise est disponible à partir de Team, la gestion de plusieurs sociétés (jusqu'à 5) en Ultra.

13Plus et plusSSO : Team et plus

Équipe, administration & SSO

Donnez un accès à vos collaborateurs, chacun avec ses identifiants et uniquement les droits dont il a besoin.

Ajouter un collaborateur

  1. Dans Administration, cliquez sur Nouvel utilisateur.
  2. Accordez l'accès en écriture domaine par domaine : stock, commandes, comptabilité, caisses.
  3. Cliquez sur Créer le compte. Vous retrouvez ensuite sa méthode de connexion, sa dernière activité et ses sessions, révocables une par une.

Connexion SSO entreprise

  1. Dans Système › Paramètres, renseignez l'émetteur (issuer), l'identifiant client et le secret de votre fournisseur d'identité (Microsoft Entra ID, Google Workspace…).
  2. Ajoutez votre domaine, puis prouvez qu'il vous appartient avec un enregistrement DNS TXT sur _zaalis-challenge.votre-domaine.fr.
  3. Activez le SSO ; vous pouvez l'imposer à toute l'équipe et créer automatiquement les comptes avec des droits par défaut.
Bon à savoir

Si l'abonnement repasse sous Team, le SSO n'est plus appliqué et vos collaborateurs se reconnectent avec leur mot de passe.

14Tous les plans

Sécurité du compte

Protégez votre compte au-delà du mot de passe.

Activer la vérification en deux étapes

  1. Installez une application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…).
  2. Dans Système › Paramètres, cliquez sur Activer et scannez le QR code affiché.
  3. Saisissez le code à 6 chiffres puis Confirmer l'activation. Ce code vous sera demandé à chaque connexion.

Un appareil perdu ?

Le bouton Déconnecter les autres ferme toutes vos sessions sauf celle en cours.

—Glossaire

Les mots de la logistique, en clair

Le vocabulaire que vous croiserez dans zaalis, expliqué sans jargon.

Référence (SKU)
Le code unique que vous donnez à un produit pour le reconnaître, par exemple « TSHIRT-BL-M ».
EAN
Le numéro du code-barres imprimé sur l'emballage, commun à tous les vendeurs du même produit.
Rupture de stock
Le moment où un produit n'est plus disponible à la vente.
Réapprovisionnement
Commander à nouveau un produit chez le fournisseur avant la rupture.
Dépôt
Un enregistrement de colis ou de produit inscrit sur la chaîne zaalis.
Sous-compte
Un accès personnel donné à un collaborateur, avec ses propres identifiants et ses droits.
Incoterm
La règle internationale qui dit qui paie le transport, l'assurance et les droits de douane entre vendeur et acheteur.
Code HS
Le code douanier qui classe un produit, utilisé pour calculer les droits à l'export ou à l'import.
Valeur déclarée
Le montant indiqué pour un colis, utilisé par la douane et pour l'assurance.
POS
« Point of sale » : votre caisse enregistreuse ou votre boutique en ligne.
API
Un branchement sécurisé qui permet à deux logiciels d'échanger des informations automatiquement.
SSO
Se connecter avec le compte de son entreprise (Microsoft, Google…) au lieu d'un mot de passe de plus.
Double authentification
Un code temporaire demandé en plus du mot de passe, généré par une application sur votre téléphone.
Blockchain
Un registre où chaque page est scellée à la précédente : on ne peut pas modifier le passé sans que cela se voie.

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